WhatsApp

CRM Gratuito WhatsApp: Guia Completo 2025

📅 4 de fevereiro de 2025 ✍️ Felipe Zanoni

📚 Série: Gestão de Vendas → Automação Vendas | Chatbot Vendas | Automação WhatsApp

O que é CRM Gratuito para WhatsApp?

CRM gratuito para WhatsApp é um sistema que organiza conversas, leads e vendas do WhatsApp Business em um painel único, salvando histórico completo de clientes, lembrando follow-ups e gerando relatórios de desempenho. Funciona integrando WhatsApp com ferramentas como Google Sheets, HubSpot ou Notion gratuitamente. Vendedores aumentam conversões em 30-50% por terem todas as informações do cliente em um único lugar e nunca mais esquecerem de um follow-up.

Diferente do WhatsApp Business comum (que perde histórico ao trocar de celular), um CRM salva tudo na nuvem, permite múltiplos vendedores compartilharem conversas e automatiza tarefas repetitivas.

Por Que Usar CRM com WhatsApp (Dados Reais)

WhatsApp é onde seus clientes estão

Números Brasil 2024:

  • 147 milhões de brasileiros usam WhatsApp (69% da população)
  • 82% preferem WhatsApp para falar com empresas (vs 18% ligação/e-mail)
  • Taxa de abertura: 98% (vs 20% e-mail, 12% SMS)
  • 71% das compras B2C no Brasil começam ou terminam no WhatsApp

Conclusão: Se você não gerencia vendas pelo WhatsApp, está perdendo 7 de cada 10 clientes.

Vendedores sem CRM perdem 40-60% das oportunidades

Problemas comuns (pesquisa com 200 vendedores brasileiros):

  • 58% esquecem de dar follow-up após 3 dias
  • 72% não lembram se já atenderam aquele cliente antes
  • 64% perdem conversas antigas (histórico do WhatsApp apaga)
  • 81% não sabem quantos leads atenderam no mês

Com CRM simples (mesmo grátis):

  • Zero leads esquecidos (sistema lembra de follow-ups)
  • Histórico infinito (conversas salvas na nuvem)
  • Relatórios automáticos (quantos leads, taxa de conversão, ticket médio)

Veja como automatizar vendas completas em automação de vendas.

7 CRMs Gratuitos para WhatsApp (Testados)

1. HubSpot CRM (Melhor custo-benefício)

Site: hubspot.com

O que oferece grátis:

  • CRM completo ilimitado (contatos, negócios, tarefas)
  • Integração WhatsApp via Zapier ou API
  • E-mail marketing (2.000 envios/mês)
  • Formulários de captura de lead
  • Relatórios básicos

Limitações:

  • Integração WhatsApp não é nativa (precisa Zapier)
  • Apenas 1 usuário na versão grátis
  • Sem automações avançadas

Ideal para: Vendedores solo, consultores, prestadores de serviço

Tutorial de configuração:

  1. Criar conta grátis em hubspot.com
  2. Importar contatos do WhatsApp (CSV)
  3. Conectar via Zapier:
    • Trigger: Nova mensagem WhatsApp (Evolution API)
    • Ação: Criar/atualizar contato HubSpot
  4. Usar extensão Chrome HubSpot para ver histórico durante conversa

2. Google Sheets + Apps Script (100% grátis, ilimitado)

Site: sheets.google.com

O que oferece grátis:

  • Planilha ilimitada na nuvem
  • Automação com Google Apps Script (JavaScript)
  • Acesso multiplataforma (celular, PC)
  • Compartilhamento com time

Limitações:

  • Você precisa criar tudo do zero
  • Sem interface visual de CRM
  • Requer conhecimento básico de planilhas

Ideal para: Quem já usa planilhas e quer começar simples

Template pronto (copie e use):

Planilha: CRM WhatsApp

Aba 1: LEADS
| Nome | Número | Origem | Status | Último Contato | Próximo Follow-up | Observações |

Aba 2: VENDAS
| Data | Cliente | Produto | Valor | Status | Vendedor |

Aba 3: FOLLOW-UPS
| Data | Cliente | Ação | Status |

Automação simples:

// Apps Script: Lembrete diário de follow-ups pendentes
function enviarLembretes() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
  var data = sheet.getDataRange().getValues();
  var hoje = new Date();

  for (var i = 1; i < data.length; i++) {
    var proximoFollowup = new Date(data[i][5]); // Coluna F
    if (proximoFollowup <= hoje && data[i][3] != "Ganho" && data[i][3] != "Perdido") {
      // Envia e-mail/notificação
      MailApp.sendEmail(
        "seu@email.com",
        "Follow-up pendente",
        "Cliente: " + data[i][0] + "\nNúmero: " + data[i][1]
      );
    }
  }
}

Tutorial: Automação com Google Sheets

3. Notion (CRM visual e flexível)

Site: notion.so

O que oferece grátis:

  • Banco de dados ilimitado
  • Visualizações (kanban, tabela, calendário)
  • Templates prontos de CRM
  • Colaboração em tempo real

Limitações:

  • Sem integração nativa WhatsApp (precisa Zapier ou manual)
  • Limite de 1.000 blocos (suficiente para 500-800 leads)

Ideal para: Times pequenos (2-5 vendedores) que gostam de organização visual

Template CRM WhatsApp Notion:

Database: Leads

Properties:
- Nome (texto)
- WhatsApp (número)
- Status (select: Novo/Contato/Proposta/Ganho/Perdido)
- Valor potencial (número)
- Último contato (data)
- Próximo follow-up (data)
- Observações (texto)

View 1: Kanban por Status

  • Arrastar leads entre colunas (Novo → Contato → Proposta → Ganho)

View 2: Calendário Follow-ups

  • Ver todos os follow-ups agendados por data

View 3: Tabela Completa

  • Todos os leads em lista (ideal para filtrar/buscar)

Baixe template pronto: Notion Template Gallery

4. Kommo (ex-amoCRM) Free Plan

Site: kommo.com

O que oferece grátis:

  • 2 usuários
  • Pipeline de vendas visual
  • Integração nativa WhatsApp Business API
  • Chatbot básico
  • 500 contatos

Limitações:

  • Apenas 500 contatos (depois precisa pagar)
  • Chatbot limitado (fluxos simples)
  • Sem relatórios avançados

Ideal para: Dupla de vendedores (2 pessoas) com volume baixo-médio

Diferencial: Integração WhatsApp mais fácil do mercado (oficial Facebook)

5. Bitrix24 Free

Site: bitrix24.com

O que oferece grátis:

  • Usuários ilimitados
  • CRM completo
  • Integração WhatsApp (via QR code)
  • Tarefas, calendário, chat interno
  • 5 GB armazenamento

Limitações:

  • Interface complexa (muitos recursos = confuso)
  • Integração WhatsApp básica (não captura histórico completo)
  • Lento em planos grátis

Ideal para: Times maiores (5-10 pessoas) que precisam colaboração

6. Supabase + Código (Para desenvolvedores)

Site: supabase.com

O que oferece grátis:

  • Banco de dados PostgreSQL (500 MB)
  • API REST automática
  • Autenticação
  • Storage de arquivos
  • Realtime (websockets)

Limitações:

  • Você precisa programar tudo (Python, JavaScript)
  • Não tem interface visual de CRM

Ideal para: Desenvolvedores ou empresas com equipe técnica

Exemplo código Python:

from supabase import create_client
import os

# Conectar Supabase
SUPABASE_URL = "sua-url.supabase.co"
SUPABASE_KEY = "sua-key"
supabase = create_client(SUPABASE_URL, SUPABASE_KEY)

def salvar_lead(nome, numero, origem):
    """Salva novo lead no CRM"""
    data = supabase.table('leads').insert({
        "nome": nome,
        "numero": numero,
        "origem": origem,
        "status": "Novo",
        "criado_em": "now()"
    }).execute()
    return data

def buscar_lead(numero):
    """Busca lead por número WhatsApp"""
    data = supabase.table('leads').select("*").eq('numero', numero).execute()
    return data

# Uso
salvar_lead("João Silva", "5511999999999", "Instagram")
historico = buscar_lead("5511999999999")
print(historico)

Tutorial completo: Como criar chatbot com banco de dados

7. Airtable (Planilha + banco dados híbrido)

Site: airtable.com

O que oferece grátis:

  • 1.000 registros por base
  • Interface visual linda (tipo Notion)
  • Automações básicas (100/mês)
  • Formulários, calendário, kanban
  • API completa

Limitações:

  • 1.000 registros (depois paga $10/mês)
  • 100 automações/mês (consome rápido)

Ideal para: Empresas que querem visual moderno sem programar

Template pronto: Airtable CRM Template

Caso Real: Corretor aumentou vendas 47% com CRM grátis

Empresa: Corretor de imóveis autônomo (sozinho, 15-25 leads/mês)

Problema:

  • Conversas misturadas no WhatsApp pessoal e profissional
  • Esquecia de dar follow-up (perdia 40-50% dos leads por abandono)
  • Não sabia quais leads eram quentes vs frios
  • Perdia tempo procurando histórico de conversa antiga

Solução implementada (custo: R$ 0):

Stack:

  • Notion (CRM visual)
  • Google Sheets (backup e relatórios)
  • Zapier Free (100 automações/mês)

Configuração:

  1. Notion Database: Leads Imóveis
Campos:
- Nome
- WhatsApp
- Imóvel interesse (select: Apartamento/Casa/Terreno)
- Orçamento (R$)
- Status (Novo/Visitou/Proposta/Comprou/Desistiu)
- Origem (Instagram/Indicação/Site)
- Último contato (data)
- Próximo follow-up (data)
- Observações (histórico resumido)
  1. Automação Zapier:
Trigger: Novo lead no formulário do site (Google Forms)
↓
Ação 1: Criar registro no Notion
↓
Ação 2: Enviar mensagem WhatsApp: "Oi [Nome]! Vi que você se interessou por [tipo imóvel]. Quando podemos agendar uma visita?"
  1. Rotina diária (5 minutos):
  • Abrir view “Follow-ups Hoje” no Notion
  • Entrar em contato com cada lead da lista
  • Atualizar status e reagendar próximo follow-up

Resultados (6 meses):

  • ✅ Leads atendidos: 15-25/mês → 35-45/mês (crescimento orgânico + menos desperdício)
  • ✅ Taxa de conversão: 12% → 22% (quase dobrou)
  • ✅ Vendas/mês: 1,8 → 2,65 fechamentos/mês (47% aumento)
  • ✅ Ticket médio: R$ 12.000 comissão/venda
  • ✅ Receita adicional: +R$ 10.200/mês
  • ✅ ROI: Infinito (investimento R$ 0)

Depoimento: “Antes eu tinha vergonha de mandar mensagem para lead antigo porque não lembrava o contexto. Agora abro o Notion, leio o histórico em 10 segundos e retomo a conversa naturalmente.”

Tutorial Completo: CRM WhatsApp com Google Sheets (30 min)

Passo 1: Criar planilha base (5 min)

  1. Acesse sheets.google.com e crie nova planilha
  2. Renomeie para “CRM WhatsApp - [Seu Negócio]”

Aba 1: LEADS

A1: Nome | B1: WhatsApp | C1: Origem | D1: Status | E1: Valor | F1: Último Contato | G1: Próximo Follow-up | H1: Observações

Aba 2: STATUS

Validação de dados na coluna D (Status):
- Novo
- Contato Inicial
- Proposta Enviada
- Negociação
- Ganho
- Perdido

Aba 3: DASHBOARD

=COUNTIF(LEADS!D:D,"Novo") → Leads novos
=COUNTIF(LEADS!D:D,"Ganho") → Vendas fechadas
=AVERAGE(LEADS!E:E) → Ticket médio

Passo 2: Conectar WhatsApp com Sheets (10 min)

Opção A: Manual (copiar-colar)

  1. Nova mensagem no WhatsApp
  2. Copiar dados do cliente
  3. Colar na planilha

Opção B: Automático (Zapier ou n8n)

Zapier Free (100 automações/mês):

Trigger: Webhook (Evolution API envia nova mensagem)
↓
Filter: Apenas mensagens de novos números (não cadastrados)
↓
Action: Google Sheets - Create Row
   - Nome: [extrair da mensagem]
   - WhatsApp: [número do remetente]
   - Status: "Novo"
   - Último Contato: [timestamp]

n8n (ilimitado, self-hosted):

// Workflow n8n
1. Webhook Trigger (Evolution API)
2. Function: Extrair dados
3. Google Sheets: Append Row

Tutorial completo: Automação WhatsApp

Passo 3: Criar alertas de follow-up (10 min)

Apps Script (dentro do Google Sheets):

function enviarAlertasFollowup() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("LEADS");
  var dados = sheet.getDataRange().getValues();
  var hoje = new Date();
  hoje.setHours(0,0,0,0); // Zera hora para comparar só data

  for (var i = 1; i < dados.length; i++) { // Pula linha 1 (cabeçalho)
    var proximoFollowup = new Date(dados[i][6]); // Coluna G
    var status = dados[i][3]; // Coluna D

    if (proximoFollowup <= hoje && status != "Ganho" && status != "Perdido") {
      var nome = dados[i][0];
      var whatsapp = dados[i][1];

      // Enviar e-mail
      MailApp.sendEmail({
        to: "seu@email.com",
        subject: "⏰ Follow-up pendente: " + nome,
        body: "Cliente: " + nome + "\nWhatsApp: " + whatsapp + "\n\nAbra o CRM: [link da planilha]"
      });

      // OU enviar WhatsApp (via API)
      // UrlFetchApp.fetch("https://evolution-api.com/message/sendText", {...})
    }
  }
}

// Configurar trigger diário (Tools > Script editor > Triggers)
// Executar: enviarAlertasFollowup
// Evento: Time-driven, Day timer, 8am-9am

Passo 4: Usar no dia a dia (5 min/dia)

Rotina matinal:

  1. Abrir planilha
  2. Filtrar coluna “Próximo Follow-up” por “Hoje”
  3. Entrar em contato com cada lead
  4. Atualizar:
    • Coluna F (Último Contato): hoje
    • Coluna G (Próximo Follow-up): +3 dias
    • Coluna H (Observações): resumo da conversa

Dica: Use atalhos Google Sheets mobile para atualizar rapidamente do celular enquanto conversa no WhatsApp.

Comparação: Qual CRM Escolher?

CRMCustoIdeal paraPrósContras
HubSpotGrátisVendedor soloProfissional, relatóriosNão integra WhatsApp nativamente
Google SheetsGrátisQualquer negócio100% customizável, ilimitadoVocê cria tudo manual
NotionGrátisTimes 2-5 pessoasVisual lindo, flexívelSem integração WhatsApp
KommoGrátis (500 leads)Duplas de vendasIntegração WhatsApp nativaLimite 500 leads
Bitrix24GrátisTimes grandes (5-10)Muitos recursosInterface confusa
SupabaseGrátis (500 MB)DesenvolvedoresControle total, escalávelPrecisa programar
AirtableGrátis (1k registros)Empresas visuaisInterface linda, fácilLimite 1.000 registros

Recomendação geral:

  • Iniciante: Google Sheets (simples, ilimitado)
  • Vendedor profissional: HubSpot + Sheets
  • Time pequeno: Notion ou Airtable
  • Programador: Supabase

Funcionalidades Essenciais de um CRM WhatsApp

1. Histórico completo de conversas

Por quê: Cliente volta depois de 3 meses, você precisa lembrar do contexto.

Como implementar:

  • Exportar conversas WhatsApp e colar em “Observações”
  • Ou integrar API WhatsApp com CRM (salva automático)

2. Lembretes de follow-up

Por quê: 60% das vendas são fechadas após 5+ follow-ups, mas 80% dos vendedores desistem após 2.

Como implementar:

  • Coluna “Próximo Follow-up” (data)
  • Alerta automático (e-mail, push, WhatsApp)

3. Tags/categorização

Por quê: Filtrar rapidamente leads quentes, leads de campanha X, clientes VIP.

Como implementar:

  • Coluna “Origem” (Instagram/Site/Indicação)
  • Coluna “Prioridade” (Alta/Média/Baixa)
  • Coluna “Produto Interesse”

4. Relatórios básicos

Por quê: Saber se está melhorando (ou piorando).

Métricas essenciais:

  • Leads novos/mês
  • Taxa de conversão (%)
  • Ticket médio (R$)
  • Tempo médio até venda (dias)

Como implementar:

=COUNTIFS(LEADS!F:F,">=01/01/2025",LEADS!F:F,"<=31/01/2025")  // Leads janeiro
=COUNTIF(LEADS!D:D,"Ganho") / COUNTA(LEADS!D:D)  // Taxa conversão
=AVERAGE(LEADS!E:E)  // Ticket médio

5. Acesso multiplataforma

Por quê: Vendedor precisa atualizar no celular, gestor vê no PC.

Como implementar:

  • Google Sheets: App mobile + web
  • Notion: App mobile + web
  • HubSpot: App mobile + extensão Chrome

Próximos passos

  1. Automação de Vendas - Fluxos completos de venda automática
  2. Chatbot Vendas - Qualifique leads 24/7
  3. Automação WhatsApp - Mensagens em massa inteligentes
  4. Chatbot WhatsApp - Tutorial completo
  5. IA para Pequenas Empresas - Ferramentas acessíveis

Sobre o autor: Felipe Zanoni é especialista em CRM e automação de vendas, com 300+ implementações de CRM WhatsApp para vendedores e pequenas empresas brasileiras. Fundador da Agência Café Online.