CRM Gratuito: Top 7 Melhores 2025

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O que é CRM gratuito?

CRM gratuito é sistema de gestão de clientes sem custo mensal, ideal para startups, PMEs e freelancers. Oferece recursos essenciais: organização de leads, pipeline visual, follow-ups automáticos e relatórios básicos. Melhores opções (2025): HubSpot CRM (ilimitado), Zoho (3 usuários), Bitrix24 (12 usuários). Empresas aumentam vendas em 20-30% vs planilhas Excel.

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Top 7 CRM Gratuitos (2025)

1. HubSpot CRM (Melhor geral)

Grátis: ✅ Ilimitado (para sempre) Usuários: Ilimitados Contatos: Ilimitados Negócios: Ilimitados

Recursos grátis:

• ✅ Pipeline visual
• ✅ Email tracking (rastrear aberturas)
• ✅ Formulários + landing pages
• ✅ Live chat
• ✅ Email marketing (2.000 envios/mês)
• ✅ Relatórios básicos
• ✅ Integrações (Gmail, Outlook, WhatsApp)

Limitações:

• ❌ Sem automações avançadas (pago: $45/mês)
• ❌ Relatórios customizados (pago)
• ❌ Previsão de receita (pago)

Veredito: 🏆 Melhor CRM gratuito de 2025

Site: hubspot.com/products/crm

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2. Zoho CRM

Grátis: ✅ Até 3 usuários Contatos: 5.000 máximo Negócios: Ilimitados

Recursos grátis:

• ✅ Pipeline kanban
• ✅ Automação workflows (5 regras)
• ✅ Email marketing (250 emails/dia)
• ✅ Relatórios pré-definidos
• ✅ App móvel

Limitações:

• ❌ Máximo 3 usuários
• ❌ 5.000 contatos (pequeno para B2C)
• ❌ Sem telefonia integrada

Veredito: Bom para times pequenos (1-3 vendedores)

Site: zoho.com/crm/

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3. Bitrix24

Grátis: ✅ Até 12 usuários Contatos: Ilimitados Armazenamento: 5 GB

Recursos grátis:

• ✅ CRM + Tarefas + Chat interno
• ✅ Telefonia (100 min/mês grátis)
• ✅ Email marketing (50 contatos)
• ✅ Sites + CRM forms

Limitações:

• ❌ Interface confusa (muitos recursos)
• ❌ Armazenamento limitado (5 GB)
• ❌ Lento com muitos dados

Veredito: Tudo-em-um, mas complexo

Site: bitrix24.com

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4. Freshsales (Freshworks)

Grátis: ✅ Ilimitado usuários Contatos: Ilimitados Negócios: Ilimitados

Recursos grátis:

• ✅ Pipeline visual
• ✅ Email integrado
• ✅ Telefone integrado
• ✅ Relatórios básicos

Limitações:

• ❌ Sem automações (pago: $15/usuário)
• ❌ Sem lead scoring
• ❌ Suporte apenas por email

Veredito: Simples e limpo, mas limitado

Site: freshworks.com/crm/sales/

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5. Agile CRM

Grátis: ✅ Até 10 usuários Contatos: 1.000 Negócios: Ilimitados

Recursos grátis:

• ✅ Email marketing
• ✅ Automação básica
• ✅ Telefonia integrada
• ✅ Relatórios

Limitações:

• ❌ 1.000 contatos (pequeno)
• ❌ Interface datada
• ❌ Integrações limitadas

Veredito: Ultrapassado, mas funcional

Site: agilecrm.com

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6. Capsule CRM

Grátis: ✅ Até 2 usuários Contatos: 250 Negócios: Ilimitados

Recursos grátis:

• ✅ Interface limpa
• ✅ Pipeline simples
• ✅ Integrações (Gmail, Outlook)

Limitações:

• ❌ Apenas 250 contatos
• ❌ 2 usuários máximo
• ❌ Recursos muito básicos

Veredito: Apenas para freelancers

Site: capsulecrm.com

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7. Insightly

Grátis: ✅ Até 2 usuários Contatos: 2.500 Armazenamento: 200 MB

Recursos grátis:

• ✅ Pipeline
• ✅ Gestão de projetos
• ✅ Relatórios

Limitações:

• ❌ 2 usuários
• ❌ 200 MB armazenamento (muito pouco)

Veredito: Limitado demais

Site: insightly.com

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Comparação lado a lado

CRM	Usuários	Contatos	Negócios	Automação	Email	Melhor para
HubSpot	∞	∞	∞	❌	✅ 2k/mês	Todos 🏆
Zoho	3	5k	∞	✅ 5 regras	✅ 250/dia	Times 1-3
Bitrix24	12	∞	∞	⚠️ Limitada	✅ 50	Times 5-12
Freshsales	∞	∞	∞	❌	✅	Simples
Agile	10	1k	∞	✅	✅	B2B pequeno
Capsule	2	250	∞	❌	❌	Freelancer
Insightly	2	2.5k	∞	❌	❌	Projeto

Recomendação geral: 🏆 HubSpot CRM (ilimitado + melhor UX)

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Tutorial: Setup HubSpot CRM (grátis)

Passo 1: Criar conta

1. Acesse: hubspot.com/products/crm
2. Clique “Começar grátis”
3. Preencher: Email, Nome, Empresa
4. Verificar email

Tempo: 2 minutos

Passo 2: Configurar pipeline

1. Configurações → Objetos → Negócios → Pipelines

2. Criar pipeline: “Vendas”

3. Estágios:

   • Lead novo (0%)
   • Qualificado (20%)
   • Proposta (40%)
   • Negociação (60%)
   • Fechado-ganho (100%)
   • Fechado-perdido (0%)

4. Salvar

Passo 3: Importar contatos

Opção A: CSV

Nome,Email,Telefone,Empresa
João Silva,joao@empresa.com,5511999999999,Empresa X

1. Contatos → Importar
2. Upload CSV
3. Mapear colunas
4. Importar

Opção B: Gmail/Outlook

1. Integrações → Email → Conectar Gmail
2. Sincronização automática

Passo 4: Integrar WhatsApp

# Webhook: WhatsApp → HubSpot
import requests

HUBSPOT_API_KEY = "seu_token"

def criar_contato_hubspot(nome, telefone, mensagem):
    url = "https://api.hubapi.com/crm/v3/objects/contacts"

    data = {
        "properties": {
            "firstname": nome,
            "phone": telefone,
            "message": mensagem,
            "hs_lead_status": "NEW"
        }
    }

    headers = {"Authorization": f"Bearer {HUBSPOT_API_KEY}"}

    response = requests.post(url, json=data, headers=headers)
    return response.json()

Docs: HubSpot API

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Quando migrar para CRM pago?

Sinais de que precisa upgrade:

✅ Time >3 vendedores (Zoho grátis limita 3) ✅ >5.000 contatos (Zoho grátis limita 5k) ✅ Precisa automações (HubSpot grátis não tem) ✅ Previsão de receita com IA (HubSpot Pro $450/mês) ✅ Suporte prioritário (grátis = só email)

Planos pagos recomendados:

HubSpot Starter ($45/mês):

• Automações ilimitadas
• Templates email
• Relatórios customizados

Pipedrive ($14/mês):

• Pipeline visual avançado
• Automações
• Previsão receita

Zoho Plus ($20/mês):

• Usuários ilimitados
• Automações avançadas
• Telefonia integrada

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Caso Real: Startup economizou $2.400/ano

Empresa: SaaS B2B (4 vendedores)

Antes:

• Planilhas Excel desorganizadas
• Follow-ups esquecidos
• 0 visibilidade do pipeline

Solução:

• HubSpot CRM (grátis)
• Automação follow-ups via chatbot WhatsApp
• Dashboards de performance

Resultados (6 meses):

• ✅ Vendas +42%
• ✅ 0% leads perdidos
• ✅ Ciclo de vendas: 38 → 24 dias
• ✅ Economia vs CRM pago: $2.400/ano

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Caso Real: Consultoria organizou 1.200 leads

Empresa: Consultoria marketing (2 sócios)

Antes:

• 1.200 contatos em planilha
• Sem histórico de interações
• Renovações perdidas

Solução:

• HubSpot CRM (grátis)
• Importação de planilha
• Pipeline de renovações

Resultados:

• ✅ 100% contatos organizados
• ✅ Histórico completo de emails
• ✅ 15% mais renovações ($18k adicional)
• ✅ Custo: R$ 0

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Limitações CRM gratuito

O que NÃO esperar:

❌ Automações avançadas

• HubSpot grátis: sem workflows
• Solução: upgrade Starter ($45/mês)

❌ Previsão de receita IA

• Apenas em planos Pro+
• Alternativa: planilha manual

❌ Suporte telefônico 24/7

• Grátis = só email/chat
• Resposta: 24-48h

❌ Relatórios customizados

• Apenas pré-definidos
• Workaround: export CSV → Excel

❌ Integrações premium

• Salesforce, SAP limitadas
• Básicas: Gmail, Outlook OK

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Integrações gratuitas essenciais

1. Gmail/Outlook

Recurso: Email tracking Como: HubSpot → Integrações → Email → Conectar

Benefício: Rastreia quando lead abre email

2. Google Calendar

Recurso: Sincronização atividades Benefício: Atividades CRM aparecem no calendário

3. WhatsApp via Evolution API

Stack:

• Evolution API (grátis)
• Webhook Python (Flask)
• HubSpot API

Tutorial: Automação WhatsApp

4. Zapier (tier grátis)

Automações:

• WhatsApp → CRM (novo contato)
• CRM → Email (follow-up)
• CRM → Google Sheets (backup)

Limitação: 100 tasks/mês (grátis)

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Dicas profissionais

1. Limpar dados antes de importar

# Script limpeza de CSV
import pandas as pd

df = pd.read_csv('contatos.csv')

# Remover duplicados
df = df.drop_duplicates(subset=['Email'])

# Remover vazios
df = df.dropna(subset=['Email', 'Nome'])

# Padronizar telefone
df['Telefone'] = df['Telefone'].str.replace(r'[^0-9]', '', regex=True)

df.to_csv('contatos_limpos.csv', index=False)

2. Criar campos customizados

Essenciais B2B:

• Orçamento anual
• Número de funcionários
• Indústria/Setor
• Data próxima renovação

3. Usar tags/etiquetas

Exemplos:

• Cliente ativo
• Lead frio
• Urgente
• VIP

Benefício: Filtros rápidos

4. Configurar rotatividade de pipeline

Meta: Negócios não devem ficar >7 dias parados

Ação semanal:

1. Filtrar negócios parados >7 dias
2. Agendar ação ou desqualificar

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Documentação oficial

• HubSpot Academy - Cursos grátis
• HubSpot Help
• Zoho CRM Docs
• Bitrix24 Docs

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Próximos passos

1. CRM Vendas completo - Guia avançado
2. Pipedrive - Alternativa paga
3. Funil de Vendas - Estruturar processo
4. Automação WhatsApp - Integrar CRM

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Sobre o autor: Felipe Zanoni é especialista em CRMs, com 300+ implementações gratuitas e pagas para empresas brasileiras.